¿Cuándo una escribanía debe cumplir con la normativa de prevención del lavado de activos?
La prevención del lavado de activos y de la financiación del terrorismo constituye una política pública orientada a impedir que el sistema económico y financiero sea utilizado para ocultar el origen ilícito de bienes o canalizar fondos destinados a actividades criminales.
Dentro de ese sistema preventivo, los escribanos públicos se encuentran alcanzados por determinadas obligaciones cuando intervienen en actividades específicamente definidas por la normativa vigente.
Sin embargo, una de las consultas más frecuentes consiste en determinar si todo escribano debe cumplir automáticamente con las obligaciones establecidas por la Unidad de Información Financiera (UIF).
La respuesta es no.
La Resolución UIF N.º 242/2023 delimita las actividades que determinan la aplicación del régimen preventivo a los escribanos públicos y establece las obligaciones que deben cumplir cuando intervienen en ellas.
Comprender cuándo nace esa obligación resulta esencial para implementar un sistema de prevención adecuado y evitar errores en la aplicación de la normativa.
Índice
- Marco normativo aplicable.
- ¿Cuándo una escribanía es sujeto obligado ante la UIF?
- ¿Cuáles son las principales obligaciones de una escribanía frente a la UIF?
- Errores frecuentes en la implementación del Sistema de Prevención.
- Preguntas frecuentes.
- Conclusión.
1. Marco normativo aplicable
La Resolución UIF N.º 242/2023 establece los requisitos mínimos para la identificación, evaluación, monitoreo, administración y mitigación de los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo que los escribanos públicos deben adoptar y aplicar cuando intervienen en las Actividades Específicas definidas por la propia norma.
La resolución incorporó para el sector notarial un Sistema de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo basado en riesgos, adecuando las obligaciones preventivas a las características propias de la actividad profesional.
Este enfoque supone que el cumplimiento no se limita a la recopilación de documentación o a la utilización de formularios, sino que requiere identificar y evaluar los riesgos a los que se encuentra expuesto el sujeto obligado y aplicar medidas proporcionales a esos riesgos.
2. ¿Cuándo una escribanía es sujeto obligado ante la UIF?
La Resolución UIF N.º 242/2023 delimita expresamente cuándo los escribanos públicos quedan comprendidos en el régimen previsto por la norma.
A sus efectos, considera sujetos obligados a los escribanos públicos únicamente cuando, a nombre y/o por cuenta de sus clientes, preparen o autoricen en protocolo notarial alguna de las Actividades Específicas definidas por la resolución.
Por lo tanto, no toda actuación desarrollada por un escribano se encuentra alcanzada de igual manera por este régimen.
El primer paso consiste en determinar si la intervención profesional corresponde a alguna de las Actividades Específicas previstas por la Resolución UIF N.º 242/2023.
¿Cuáles son las Actividades Específicas?
La resolución contempla tres grupos de actividades:
- transferencias de dominio por compra y/o venta de bienes inmuebles, cuando el monto involucrado sea superior a setecientos (700) Salarios Mínimos, Vitales y Móviles (SMVM);
- organización de aportes o contribuciones para la creación, operación o administración de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas;
- creación, operación o administración de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas, y compra y venta de negocios jurídicos y/o sobre participaciones de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas.
Esta delimitación resulta particularmente importante porque permite identificar cuándo una intervención notarial queda comprendida dentro del Sistema de Prevención regulado por la resolución.
A partir de allí resultan aplicables las obligaciones de identificación, evaluación, monitoreo, administración y mitigación de los riesgos de LA/FT previstas para el sujeto obligado.
¿Por qué la actividad notarial integra el sistema preventivo?
La intervención del escribano otorga seguridad jurídica a numerosos actos que implican la transmisión de bienes, la constitución de sociedades, fideicomisos y otras estructuras jurídicas capaces de movilizar activos.
Por esa razón, la actividad notarial puede desempeñar un papel relevante en la prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo cuando interviene en determinadas operaciones.
La finalidad del régimen preventivo no consiste en transformar al escribano en un investigador de delitos ni alterar la naturaleza de la función notarial.
Su objetivo es incorporar mecanismos que permitan conocer adecuadamente a los clientes, comprender las actividades alcanzadas por la normativa e identificar aquellas situaciones que, por sus características, requieran un análisis más profundo.
El enfoque basado en riesgos
Uno de los ejes centrales de la Resolución UIF N.º 242/2023 es la implementación de un Sistema de Prevención basado en riesgos.
Esto implica superar un modelo centrado exclusivamente en el cumplimiento formal de requisitos documentales para adoptar un sistema que exige identificar y evaluar los riesgos propios de las Actividades Específicas desarrolladas por cada sujeto obligado.
En la práctica, ello significa que no todas las situaciones requieren la misma intensidad de análisis.
El nivel de riesgo puede variar, por ejemplo, según las características del cliente, la naturaleza de la actividad desarrollada, las estructuras jurídicas involucradas, los canales utilizados o las zonas geográficas relacionadas con la operación.
En función de esa evaluación, deberán aplicarse medidas de prevención proporcionales al nivel de riesgo identificado.
3. ¿Cuáles son las principales obligaciones de una escribanía frente a la UIF?
Cuando el escribano interviene en alguna de las Actividades Específicas previstas por la Resolución UIF N.º 242/2023 debe implementar un Sistema de Prevención de LA/FT con enfoque basado en riesgos.
Este sistema comprende políticas, procedimientos y controles destinados a identificar, evaluar, monitorear, administrar y mitigar eficazmente los riesgos a los que se encuentra expuesto el sujeto obligado.
Entre sus principales obligaciones se encuentran:
- identificar y evaluar los riesgos de LA/FT de la actividad;
- elaborar y mantener actualizado el informe técnico de autoevaluación de riesgos;
- contar con un Manual de Prevención de LA/FT;
- identificar, verificar y conocer a los clientes y beneficiarios finales;
- calificar y segmentar a los clientes según su nivel de riesgo;
- aplicar medidas de debida diligencia acordes con ese nivel;
- analizar y registrar las operaciones inusuales;
- detectar y reportar las operaciones sospechosas;
- efectuar los reportes sistemáticos previstos por la resolución;
- conservar la documentación e información correspondiente;
- capacitarse y capacitar a empleados y colaboradores afectados a las Actividades Específicas;
- evaluar periódicamente la efectividad del Sistema de Prevención.
Estas obligaciones no constituyen requisitos independientes entre sí. Integran un sistema que debe funcionar de manera coordinada y adecuarse a los riesgos propios de la actividad profesional.
3.1. Implementar un Sistema de Prevención
La Resolución UIF N.º 242/2023 exige implementar un Sistema de Prevención de LA/FT adecuado a las características de la actividad y a los riesgos identificados.
No se trata únicamente de cumplir una serie de requisitos documentales.
El sistema debe permitir identificar los riesgos propios de las Actividades Específicas, establecer procedimientos para administrarlos y mitigarlos y generar evidencia suficiente de su efectiva aplicación.
Entre sus componentes se encuentran las políticas y procedimientos internos, la autoevaluación de riesgos, las medidas de debida diligencia, el monitoreo, la conservación documental, la capacitación y los mecanismos de evaluación del sistema.
Autoevaluación de riesgos
La autoevaluación constituye una herramienta central del enfoque basado en riesgos.
El sujeto obligado debe identificar, evaluar y comprender los riesgos de LA/FT a los que se encuentra expuesto en relación con las Actividades Específicas que desarrolla y elaborar un informe técnico de autoevaluación de riesgos.
La evaluación debe realizarse mediante una metodología adecuada a la naturaleza y dimensión de la actividad profesional y considerar, como mínimo, factores vinculados con los clientes, los servicios, los canales de distribución y las zonas geográficas.
Su finalidad es determinar el nivel de riesgo inherente y evaluar la efectividad de las políticas, procedimientos y controles utilizados para administrarlo y mitigarlo.
¿Qué significa esto en la práctica?
Contar con un manual no resulta suficiente para demostrar el funcionamiento del Sistema de Prevención.
Los procedimientos previstos deben guardar relación con los riesgos identificados y aplicarse efectivamente durante el desarrollo de las Actividades Específicas.
3.2. Debida diligencia: conocer al cliente
La debida diligencia constituye uno de los pilares del Sistema de Prevención.
El escribano debe obtener información suficiente para identificar al cliente, verificar su identidad y comprender el propósito y naturaleza de la relación profesional.
Las medidas aplicables dependerán del nivel de riesgo asignado a cada cliente.
La resolución distingue entre clientes habituales y ocasionales y contempla diferentes niveles de debida diligencia en función del riesgo identificado.
Respecto de los clientes habituales, establece además una Debida Diligencia Continuada, destinada a asegurar que las Actividades Específicas realizadas resulten consistentes con el conocimiento que se posee del cliente, su actividad, su perfil y su nivel de riesgo.
¿Qué significa esto en la práctica?
No se trata únicamente de solicitar un documento de identidad o la documentación constitutiva de una sociedad.
El objetivo consiste en conocer quién es el cliente, comprender la finalidad de la actuación profesional y contar con información suficiente para determinar el nivel de riesgo y aplicar las medidas de debida diligencia correspondientes.
3.3. Identificación del beneficiario final
Cuando intervienen personas jurídicas u otras estructuras jurídicas, resulta necesario determinar quién es el beneficiario final conforme a los criterios establecidos por la normativa.
La identificación no puede quedar limitada a la persona que comparece en representación de la sociedad o estructura jurídica.
Debe procurarse identificar a la persona humana que, en última instancia, ejerce el control o resulta beneficiaria de esa estructura, aplicando las medidas previstas por la resolución.
Ejemplo
Si una persona jurídica interviene en una Actividad Específica, identificar únicamente al representante que comparece en la escritura no necesariamente permite conocer quién ejerce el control final de la estructura.
La debida diligencia debe extenderse, cuando corresponda, a la identificación y verificación del beneficiario final.
3.4. Perfil y monitoreo
La información y documentación obtenidas durante la debida diligencia deben permitir confeccionar un Perfil del Cliente, teniendo en cuenta el propósito y naturaleza de la relación profesional, las Actividades Específicas realizadas, los montos involucrados y la información económica, patrimonial y financiera correspondiente.
En el caso de los clientes habituales, la resolución exige además monitorear su operatoria para verificar que las actividades realizadas resulten consistentes con el conocimiento que se tiene del cliente, su perfil y su nivel de riesgo.
Respecto de los clientes deben establecerse controles que permitan detectar posibles Operaciones Inusuales y determinar si corresponde profundizar su análisis.
¿Qué significa esto en la práctica?
El monitoreo no implica investigar al cliente.
Su finalidad consiste en determinar si las características de una operación resultan coherentes con la información disponible o si existen circunstancias que justifican realizar un análisis adicional.
3.5. Conservación de la documentación
La documentación obtenida o generada durante la aplicación de las medidas de debida diligencia constituye uno de los principales medios para acreditar el funcionamiento del Sistema de Prevención.
Por ese motivo, la normativa establece obligaciones específicas de conservación de la documentación e información correspondiente a las Actividades Específicas, los clientes y los beneficiarios finales.
La Resolución UIF N.º 242/2023 establece, con carácter general, un plazo de conservación no inferior a diez (10) años para la documentación respaldatoria de las transacciones u operaciones correspondientes a las Actividades Específicas.
Asimismo, contempla reglas de conservación respecto de la documentación de los clientes y beneficiarios finales obtenida o generada mediante los procedimientos de debida diligencia.
¿Qué significa esto en la práctica?
La conservación documental no debe entenderse únicamente como un archivo administrativo.
Resulta necesario mantener la información y documentación que permita reconstruir las operaciones y acreditar las medidas adoptadas en cumplimiento del Sistema de Prevención.
3.6. Operaciones inusuales y Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS)
Una Operación Inusual no constituye automáticamente una Operación Sospechosa.
Cuando una operación presenta características que se apartan de los usos y costumbres de la actividad, de la información disponible sobre el cliente o de su perfil, corresponde profundizar su análisis.
La resolución exige analizar estas operaciones y documentar las conclusiones alcanzadas.
Cuando, luego del análisis correspondiente, una operación reúna las características de una Operación Sospechosa conforme a la normativa, deberá efectuarse el correspondiente Reporte de Operación Sospechosa ante la UIF.
¿Qué significa esto en la práctica?
Una señal de alerta o una circunstancia inusual constituye un elemento que puede justificar un análisis adicional, pero no determina por sí sola la existencia de una Operación Sospechosa.
La decisión debe surgir del análisis integral de la información disponible y quedar adecuadamente fundamentada.
3.7. Reportes Sistemáticos
Además del Reporte de Operación Sospechosa, la Resolución UIF N.º 242/2023 establece obligaciones de reporte sistemático.
El régimen contempla un Reporte Mensual de Actividades Específicas, respecto de determinadas operaciones previstas por la norma, y un Reporte Sistemático Anual que comprende información general y datos vinculados con las Actividades Específicas y operaciones realizadas.
A diferencia del ROS, estos reportes no dependen de que exista una sospecha.
Se trata de información que debe remitirse a la UIF cuando se configuran los supuestos establecidos por la resolución.
3.8. Capacitación
La capacitación constituye otro componente del Sistema de Prevención.
Debe realizarse anualmente y alcanzar al propio sujeto obligado y, cuando corresponda, a los empleados y colaboradores afectados a las Actividades Específicas.
Su finalidad es permitir que quienes intervienen en la actividad conozcan las obligaciones previstas por la normativa, comprendan los procedimientos internos y puedan identificar situaciones que requieran un análisis especial.
La resolución también exige conservar constancia de las capacitaciones y evaluaciones realizadas.
3.9. Evaluación del Sistema de Prevención
La implementación del Sistema de Prevención no finaliza con la elaboración de políticas y procedimientos.
La Resolución UIF N.º 242/2023 contempla mecanismos destinados a evaluar periódicamente su eficiencia y eficacia mediante una revisión externa independiente o, en los supuestos previstos por la propia norma, mediante la auditoría realizada por el Colegio profesional correspondiente.
La evaluación permite detectar deficiencias, determinar las mejoras necesarias y establecer las medidas requeridas para corregirlas.
3.10. Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de las obligaciones previstas por el régimen puede dar lugar a las consecuencias establecidas por la normativa aplicable.
Sin embargo, desde la perspectiva preventiva, el objetivo del sistema consiste fundamentalmente en que el sujeto obligado pueda identificar y administrar adecuadamente los riesgos asociados a las Actividades Específicas y acreditar el cumplimiento de las obligaciones correspondientes.
Un Sistema de Prevención adecuadamente implementado permite organizar y documentar las decisiones adoptadas y reducir los riesgos regulatorios derivados del incumplimiento.
4. Errores frecuentes en el cumplimiento de la normativa UIF
Una implementación inadecuada del Sistema de Prevención puede derivar tanto de la aplicación insuficiente de los controles como de una interpretación incorrecta del alcance de las obligaciones.
Entre los errores que deben evitarse pueden mencionarse:
- considerar que todas las actuaciones notariales se encuentran alcanzadas de igual manera por la resolución;
- limitar el cumplimiento a la recopilación de documentación sin aplicar un enfoque basado en riesgos;
- contar con un manual sin vincular sus procedimientos con los riesgos efectivamente identificados;
- no realizar o mantener actualizada la autoevaluación de riesgos;
- identificar únicamente al representante de una persona jurídica sin determinar el beneficiario final cuando corresponda;
- aplicar las mismas medidas de debida diligencia independientemente del nivel de riesgo;
- detectar operaciones inusuales sin documentar adecuadamente su análisis;
- confundir una Operación Inusual con una Operación Sospechosa;
- omitir los reportes sistemáticos previstos por la resolución;
- conservar documentación sin mantener evidencia suficiente de los procedimientos aplicados.
La implementación del enfoque basado en riesgos exige, precisamente, que las medidas adoptadas respondan a las características de la actividad y a los riesgos identificados.
5. Preguntas frecuentes sobre las obligaciones de las escribanías frente a la UIF
¿Todo escribano es sujeto obligado ante la UIF?
No.
A los efectos de la Resolución UIF N.º 242/2023, los escribanos quedan comprendidos cuando, a nombre y/o por cuenta de sus clientes, preparan o autorizan en protocolo notarial alguna de las Actividades Específicas definidas por la norma.
¿Todas las operaciones inmobiliarias están alcanzadas?
No.
La resolución contempla como Actividad Específica la transferencia de dominio por compra y/o venta de bienes inmuebles cuando el monto involucrado supera el umbral establecido por la propia normativa.
¿La escribanía debe identificar siempre al beneficiario final?
La identificación del beneficiario final resulta relevante cuando intervienen personas jurídicas u otras estructuras jurídicas y corresponde determinar quién es la persona humana que ejerce el control final o resulta beneficiaria conforme a los criterios establecidos por la normativa.
¿Alcanza con conservar la documentación presentada por el cliente?
No.
El Sistema de Prevención requiere conservar la documentación e información necesaria para acreditar las medidas de debida diligencia aplicadas y permitir la reconstrucción de las operaciones alcanzadas.
¿Toda Operación Inusual debe reportarse a la UIF?
No.
Una Operación Inusual debe ser analizada.
Cuando, como resultado de ese análisis, se determine que reúne las características de una Operación Sospechosa conforme a la normativa, deberá efectuarse el correspondiente ROS.
¿Los reportes sistemáticos son lo mismo que un ROS?
No.
Los reportes sistemáticos responden a obligaciones periódicas de información previstas expresamente por la resolución y no requieren la existencia de una sospecha.
El ROS, en cambio, se relaciona con una operación que, luego del análisis correspondiente, ha sido calificada como sospechosa.
¿El escribano debe aplicar las mismas medidas de control a todos los clientes?
No.
El enfoque basado en riesgos exige adecuar las medidas de debida diligencia al nivel de riesgo identificado.
¿El Sistema de Prevención consiste únicamente en elaborar un manual?
No.
El manual constituye uno de sus componentes. El sistema comprende además la autoevaluación de riesgos, debida diligencia, monitoreo, análisis de operaciones inusuales, reportes, conservación documental, capacitación y mecanismos de evaluación, entre otros elementos.
6. Conclusión
La Resolución UIF N.º 242/2023 establece un régimen preventivo específico para los escribanos públicos cuando intervienen en las Actividades Específicas definidas por la propia norma.
Por ello, el primer paso para determinar las obligaciones aplicables consiste en identificar si la actuación profesional se encuentra comprendida dentro de alguno de esos supuestos.
Cuando ello ocurre, el cumplimiento no puede reducirse a la recopilación de documentación o a la utilización de formularios estandarizados.
El enfoque basado en riesgos exige identificar y evaluar los riesgos propios de la actividad, conocer adecuadamente al cliente y al beneficiario final cuando corresponda, aplicar medidas de debida diligencia proporcionales, analizar las operaciones inusuales, efectuar los reportes previstos y conservar evidencia de las medidas adoptadas.
La autoevaluación de riesgos, el monitoreo, la capacitación y la evaluación periódica del sistema completan un modelo de prevención que requiere integrar las obligaciones regulatorias a los procedimientos habituales de la actividad profesional.
Comprender esta lógica resulta especialmente relevante para las escribanías: no todas las actuaciones están alcanzadas ni todas las situaciones presentan el mismo riesgo o requieren la misma intensidad de controles.