La Resolución UIF N.º 242/2023 incorporó un enfoque basado en riesgos para los escribanos alcanzados como Sujetos Obligados. Una de sus principales exigencias es la Autoevaluación de Riesgos.
¿En qué consiste? ¿Qué factores deben analizarse? ¿Cada cuánto debe actualizarse? ¿Es lo mismo que el Informe Técnico o la Revisión Externa Independiente?
La Resolución UIF N.º 242/2023 establece los requisitos mínimos que deben cumplir los Escribanos Públicos alcanzados como Sujetos Obligados para identificar, evaluar, monitorear, administrar y mitigar los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT).La norma se estructura sobre un Enfoque Basado en Riesgo (EBR). Esto implica que las medidas preventivas que adopte el escribano deben guardar relación con los riesgos a los que se encuentra expuesto en el desarrollo de las Actividades Específicas comprendidas por la regulación.
¿Todos los escribanos deben realizar la Autoevaluación?
La primera cuestión que debe tenerse presente es que la Resolución 242/2023 define como Sujetos Obligados a los Escribanos Públicos únicamente cuando, a nombre o por cuenta de sus clientes, preparen o autoricen en protocolo notarial alguna de las Actividades Específicas definidas por la norma. Entre ellas se encuentran determinadas transferencias de dominio por compra o venta de inmuebles que superen el umbral establecido por la normativa, así como determinadas actividades relacionadas con la creación, operación o administración de personas jurídicas u otras estructuras jurídicas. Los umbrales de la regulación fueron objeto de modificaciones posteriores, por lo que siempre debe consultarse el texto actualizado. Cuando el escribano se encuentra comprendido como Sujeto Obligado, debe implementar un Sistema de Prevención de LA/FT con enfoque basado en riesgo.La Autoevaluación forma parte de ese sistema.
Qué es la Autoevaluación de Riesgos?
La Resolución define la Autoevaluación como un ejercicio de evaluación interna que realiza el propio Sujeto Obligado.Su finalidad es:identificar y determinar el riesgo inherente al que se encuentra expuesto;analizar las características de esos riesgos; yevaluar la efectividad de las políticas, procedimientos y controles implementados para administrarlos y mitigarlos.Por lo tanto, no se trata simplemente de completar un formulario o asignar una categoría general de riesgo a la escribanía.La Autoevaluación procura que el escribano conozca y comprenda cuáles son sus propios riesgos de LA/FT en función de la actividad que efectivamente desarrolla.
¿Qué factores de riesgo deben analizarse?
La Resolución establece cuatro factores mínimos que deben considerarse:
1. Clientes
Debe evaluarse el riesgo asociado a las características de los clientes, teniendo en cuenta aspectos tales como sus antecedentes, actividad, comportamiento, volumen o materialidad de las operaciones, residencia, nacionalidad, nivel de ingresos o patrimonio y condición de Persona Expuesta Políticamente, entre otros elementos previstos por la norma.
2. Servicios
Deben analizarse los riesgos vinculados con las características de los servicios que presta el escribano y las Actividades Específicas en las que interviene.
3. Canales de distribución
Debe considerarse la forma en que se desarrolla la relación profesional y los canales utilizados.
4. Zonas geográficas
También debe evaluarse la incidencia del ámbito geográfico relacionado con los clientes y las operaciones.Estos factores no funcionan aisladamente. La finalidad es obtener una evaluación que permita comprender la exposición al riesgo del Sujeto Obligado y adoptar medidas acordes con ella.
¿La Autoevaluación y el Informe Técnico son lo mismo?
Esta distinción es especialmente importante.No son exactamente lo mismo.La Autoevaluación de Riesgos es el ejercicio interno de identificación y evaluación de los riesgos.El Informe Técnico de Autoevaluación de Riesgos es el documento mediante el cual se plasman los resultados de ese proceso, utilizando una metodología de identificación, evaluación y comprensión de riesgos acorde con la naturaleza y dimensión de la actividad profesional.Por eso, cuando hablamos de cumplimiento de esta obligación existen dos elementos relacionados: el proceso de evaluación y su documentación mediante el Informe Técnico y la metodología utilizada.
¿Qué información debe tenerse en cuenta?
La evaluación no debe limitarse exclusivamente a la información propia de la escribanía.La Resolución establece que deben considerarse, entre otros elementos:los diferentes factores de riesgo identificados;la información proporcionada por la UIF u otras autoridades competentes;los resultados de las Evaluaciones Nacionales de Riesgos de LA/FT/FP;documentos que identifiquen riesgos relacionados con los servicios prestados;tipologías; yguías elaboradas por organismos nacionales e internacionales. De esta manera, el análisis combina las características particulares de la actividad profesional con el contexto de riesgo relevante para el sector.
¿Cada cuánto debe actualizarse la Autoevaluación?
La evaluación de riesgos debe actualizarse cada dos años.La metodología utilizada debe revisarse cada cuatro años.Sin embargo, estos plazos no significan que necesariamente deba esperarse hasta el próximo vencimiento. Si se identifica un nuevo riesgo o se modifica uno existente, corresponde realizar la actualización y remitirla a la UIF antes de los plazos ordinarios previstos.El Informe Técnico, la metodología empleada y sus actualizaciones deben encontrarse documentados, conservarse y remitirse a la UIF antes del 30 de abril del año en que corresponda su presentación.
¿Qué relación tiene la Autoevaluación con el resto del Sistema de Prevención?
La Autoevaluación no es una obligación aislada.Una vez identificados y evaluados los riesgos, el escribano debe establecer políticas, procedimientos y controles adecuados y eficaces para administrarlos y mitigarlos.La propia Resolución exige que las medidas utilizadas para administrar y mitigar los riesgos sean consistentes con el Informe Técnico de Autoevaluación.Esto vincula directamente la evaluación de riesgos con otros componentes del Sistema de Prevención, entre ellos el Manual de Prevención, la debida diligencia, la segmentación de clientes, el monitoreo y los controles aplicados.
¿Autoevaluación, Informe Técnico y REI son tres obligaciones diferentes?
Sí, y es importante no confundirlas.
Autoevaluación de Riesgos: es el proceso interno mediante el cual el escribano identifica y evalúa sus riesgos.
Informe Técnico de Autoevaluación: documenta el resultado de ese proceso y la metodología aplicada.
Revisión Externa Independiente (REI): evalúa la calidad y efectividad del Sistema de Prevención y debe ser realizada por un Revisor Externo Independiente conforme a la normativa aplicable.
En el caso particular de los escribanos, la Resolución 242/2023 permite prescindir de la REI cuando el Sujeto Obligado pueda acreditar una auditoría realizada por el Colegio profesional correspondiente a su jurisdicción que haya contemplado la evaluación del Sistema de Prevención. Son, por lo tanto, instancias relacionadas pero con finalidades diferentes.
¿Qué debería revisar hoy un escribano?
Una primera revisión puede partir de algunas preguntas concretas:¿Estoy alcanzado como Sujeto Obligado por las actividades que realizo? ¿Tengo identificados los riesgos propios de mi actividad? ¿Analicé los factores de clientes, servicios, canales y zonas geográficas? ¿La metodología utilizada está documentada? ¿El Informe Técnico refleja efectivamente los resultados de la evaluación? ¿Las medidas de prevención que aplico son consistentes con los riesgos identificados?
La Autoevaluación permite trasladar el Enfoque Basado en Riesgo a la realidad concreta de cada actividad profesional.Por eso, más que una obligación documental aislada, constituye uno de los elementos a partir de los cuales se estructura el Sistema de Prevención de LA/FT del escribano.
AYS Consultores Jurídicos
Brindamos asistencia especializada a escribanías en el cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención de LA/FT/FP, incluyendo Autoevaluación de Riesgos, Informe Técnico, Manual de Prevención, debida diligencia, capacitación y evaluación del Sistema de Prevención.La UIF mantiene a la Resolución 242/2023 como la regulación sectorial aplicable a Escribanos Públicos.