La Resolución UIF N.º 43/2024 establece el marco regulatorio aplicable a los agentes y corredores inmobiliarios matriculados y a las sociedades de corretaje inmobiliario comprendidos como Sujetos Obligados cuando realizan las Actividades Específicas previstas por la norma.
Entre las obligaciones que integran el Sistema de Prevención de LA/FT se encuentra la elaboración y mantenimiento de un Manual de Prevención de LA/FT.
Pero ¿qué significa concretamente esta obligación?
¿Qué es el Manual de Prevención?
La propia Resolución UIF N.º 43/2024 lo define como el documento que contiene todas las políticas, procedimientos y controles que integran el Sistema de Prevención de LA/FT del Sujeto Obligado.
Esto significa que el Manual no debería ser considerado simplemente un documento formal para cumplir con una exigencia regulatoria.
Debe reflejar cómo la inmobiliaria organiza y aplica su sistema preventivo de acuerdo con sus características y con los riesgos a los que se encuentra expuesta.
La Resolución establece, además, una relación directa entre esas políticas, procedimientos y controles y el Informe Técnico de Autoevaluación de Riesgos: las medidas utilizadas para administrar y mitigar los riesgos deben ser consistentes con los resultados de esa evaluación.
¿Qué debe contener el Manual?
El artículo 8 de la Resolución UIF N.º 43/2024 establece que el Manual debe contener, como mínimo, las políticas, procedimientos y controles previstos en el artículo 7 de la norma, además de aquellos adicionales que el propio Sujeto Obligado decida adoptar.
Entre otras cuestiones, esto implica documentar cómo se implementan dentro de la inmobiliaria los procedimientos relacionados con:
- identificación y verificación de clientes y beneficiarios finales;
- aplicación de las disposiciones sobre Personas Expuestas Políticamente (PEP);
- debida diligencia de los clientes;
- segmentación de clientes de acuerdo con los factores de riesgo;
- debida diligencia continuada de los clientes habituales;
- aceptación o rechazo de clientes de alto riesgo y PEP extranjeras;
- análisis y registro de operaciones inusuales;
- detección y reporte de operaciones sospechosas;
- presentación de reportes sistemáticos;
- establecimiento de alertas y monitoreo de las operaciones vinculadas con las Actividades Específicas;
- capacitación en prevención de LA/FT;
- asignación de funciones y responsabilidades dentro del Sistema de Prevención.
En el caso de las sociedades de corretaje inmobiliario alcanzadas por la norma, el sistema también debe contemplar las funciones correspondientes al Oficial de Cumplimiento titular y suplente.
¿Todas las inmobiliarias pueden utilizar el mismo Manual?
La normativa establece requisitos mínimos comunes, pero el Sistema de Prevención se encuentra estructurado bajo un Enfoque Basado en Riesgo.
Esto supone que las políticas, procedimientos y controles deben guardar relación con los riesgos identificados por cada Sujeto Obligado.
La Autoevaluación de Riesgos debe considerar, como mínimo, factores vinculados con:
clientes, servicios, canales de distribución y zonas geográficas.
Por esa razón, aunque dos inmobiliarias estén alcanzadas por la misma Resolución UIF, sus características, estructura, clientes, operaciones y exposición al riesgo pueden ser diferentes.
El Manual debe permitir trasladar esa realidad al funcionamiento concreto del Sistema de Prevención.
¿Cada cuánto debe actualizarse?
Esta es una de las consultas más importantes.
La Resolución UIF establece dos obligaciones que deben diferenciarse:
El Manual debe revisarse cada dos años, pero al mismo tiempo existe el deber de mantenerlo siempre actualizado de acuerdo con la regulación vigente.
Por lo tanto, el plazo de dos años no significa que una inmobiliaria deba esperar hasta la próxima revisión si durante ese período se produce un cambio normativo o una modificación que requiera adecuar sus políticas, procedimientos o controles.
¿Quién aprueba el Manual?
Cuando el Sujeto Obligado es una sociedad, corresponde al órgano de administración o máxima autoridad aprobar el Manual de Prevención y sus actualizaciones.
La Resolución también asigna al Oficial de Cumplimiento la función de elaborar el Manual y coordinar los trámites necesarios para su aprobación.
En cambio, cuando se trata de un agente o corredor inmobiliario que actúa en forma independiente, la propia Resolución establece un esquema diferenciado respecto de determinadas obligaciones organizacionales.
Esta distinción es importante: no todas las obligaciones organizativas previstas para una sociedad inmobiliaria se trasladan automáticamente a un corredor que trabaja de manera independiente.
¿Los empleados y colaboradores deben conocer el Manual?
Sí, cuando corresponda.
El Manual debe estar disponible para directivos, gerentes, empleados y colaboradores del Sujeto Obligado.
Además, la inmobiliaria debe dejar constancia mediante un medio de registración fehaciente de que esas personas tomaron conocimiento del Manual, de su contenido y actualizaciones, y de su compromiso de cumplirlo en el desarrollo de sus tareas.
Por eso, la existencia del documento por sí sola no agota la obligación.
El Manual debe integrarse al funcionamiento del Sistema de Prevención y relacionarse también con la capacitación de quienes intervienen en las actividades alcanzadas.
¿El Manual debe estar disponible para la UIF?
Sí.
La Resolución establece expresamente que el Manual de Prevención debe encontrarse a disposición de la UIF en todo momento.
Esto vuelve especialmente importante que el documento no solamente exista, sino que se encuentre actualizado y sea consistente con los procedimientos que efectivamente aplica el Sujeto Obligado.
Manual, Autoevaluación e Informe Técnico: ¿son lo mismo?
No.
Son componentes relacionados, pero deben diferenciarse.
La Autoevaluación de Riesgos es el ejercicio interno mediante el cual el Sujeto Obligado identifica y determina su riesgo inherente y evalúa la efectividad de las medidas adoptadas para administrarlo y mitigarlo.
El Informe Técnico de Autoevaluación de Riesgos documenta los resultados de ese proceso.
El Manual de Prevención, en cambio, contiene las políticas, procedimientos y controles que integran el Sistema de Prevención.
La relación entre ellos es fundamental: las políticas, procedimientos y controles implementados deben ser consistentes con los riesgos identificados.
Entonces, ¿qué debería revisar hoy una inmobiliaria?
Una inmobiliaria alcanzada por la Resolución UIF N.º 43/2024 debería poder responder, entre otras, estas preguntas:
¿Tenemos un Manual de Prevención actualizado? ¿Refleja realmente cómo trabajamos? ¿Contempla nuestros riesgos? ¿Los procedimientos que describe son los que efectivamente aplicamos? ¿Está aprobado cuando corresponde? ¿Las personas que deben aplicarlo conocen su contenido y sus actualizaciones?
El Manual forma parte de un sistema más amplio que comprende, entre otras obligaciones, la debida diligencia, la evaluación de riesgos, el monitoreo, el análisis de operaciones inusuales, los reportes y la capacitación.
Por eso, su elaboración no debería analizarse de manera aislada, sino como una pieza del Sistema de Prevención de LA/FT/FP de la inmobiliaria.
AYS Consultores Jurídicos
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